Le premier salarié marque un cap : l'entreprise cesse de dépendre uniquement de son dirigeant. C'est aussi le moment où apparaissent de nouvelles obligations, plus nombreuses qu'on ne l'imagine. Voici comment les aborder dans le bon ordre, pour éviter erreurs et mauvaises surprises.
Avant de recruter : cadrer le besoin et le coût
Un salarié coûte bien plus que son salaire brut. Pour un salaire brut donné, comptez des cotisations patronales (assurance maladie, vieillesse, famille, chômage, retraite complémentaire, accidents du travail…), diminuées le cas échéant par des allègements, auxquelles s'ajoutent la mutuelle obligatoire, la formation, les congés payés et les frais d'équipement. Une règle prudente consiste à budgéter un coût total supérieur d'environ un quart à 45 % au salaire brut selon le niveau de rémunération et les allègements applicables. Faites chiffrer le coût réel avant de vous engager, en tenant compte des barèmes en vigueur (SMIC, plafond de la Sécurité sociale).
Choisir le bon contrat
| Contrat | Quand l'utiliser | Points d'attention |
|---|---|---|
| CDI | Besoin durable et permanent | Forme de droit commun. Période d'essai possible selon la catégorie de salarié (limites légales et conventionnelles). |
| CDD | Remplacement, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier | Motif obligatoire et écrit. Indemnité de fin de contrat en principe due. Durée maximale encadrée. |
| Temps partiel | Besoin limité en volume horaire | Durée minimale en principe de 24 heures par semaine, sauf dérogations. Mentions spécifiques au contrat. |
| Apprentissage / professionnalisation | Former un jeune ou un demandeur d'emploi sur votre métier | Rémunération en pourcentage du SMIC selon l'âge et l'ancienneté. Aides éventuelles à vérifier auprès des organismes compétents. |
Le contrat doit être écrit (obligatoire pour le CDD, le temps partiel et l'alternance, fortement recommandé pour le CDI) et respecter la convention collective applicable.
Identifier la convention collective
La convention collective applicable est déterminée par l'activité principale de l'entreprise (code APE et activité réelle), pas par le métier du salarié. Elle fixe les minima de salaire, les durées de préavis, les congés conventionnels, parfois la prévoyance obligatoire. Elle doit être mentionnée sur le bulletin de paie et tenue à disposition des salariés. Consultez-la sur le site officiel Légifrance avant d'établir le contrat : certains minima conventionnels dépassent le SMIC.
Les formalités d'embauche
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Elle doit être effectuée avant la prise de poste, au plus tard dans les 8 jours précédant l'embauche, par voie dématérialisée auprès de l'URSSAF (ou de la MSA pour le secteur agricole). Elle remplace plusieurs formalités : immatriculation du salarié, demande d'affiliation au régime général, adhésion au service de santé au travail, demande de visite médicale. Conservez l'accusé de réception.
Le registre unique du personnel
Tout employeur doit tenir un registre qui recense les salariés dans l'ordre d'embauche : identité, emploi, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Il peut être dématérialisé.
Les affichages et informations obligatoires
Horaires collectifs de travail, consignes de sécurité, coordonnées de l'inspection du travail, de la médecine du travail et des secours, convention collective applicable, interdiction de fumer, lutte contre le harcèlement… Beaucoup de ces informations peuvent être transmises par voie dématérialisée lorsque les salariés y ont accès.
La mutuelle collective
Tout employeur doit proposer à ses salariés une couverture complémentaire santé collective, avec un financement d'au moins 50 % par l'employeur, selon le panier de soins minimal prévu par la réglementation. La convention collective peut prévoir des garanties supérieures. Cette mutuelle doit être mise en place avant ou au moment de l'embauche : sollicitez des devis suffisamment tôt.
La médecine du travail
Le salarié est suivi par un service de prévention et de santé au travail. Selon son poste, il bénéficie d'une visite d'information et de prévention dans les trois mois suivant sa prise de poste (ou avant l'affectation pour certains postes à risque, avec un examen d'aptitude). L'adhésion à un service interentreprises est obligatoire pour l'employeur.
Employer un salarié sans DPAE ou sans bulletin de paie est assimilé à du travail dissimulé. Les sanctions sont lourdes : amendes, indemnité forfaitaire au salarié, redressement de cotisations, voire sanctions pénales. Ne démarrez jamais « à l'essai » sans formalités.
La paie : la mise en route
Dès le premier mois, vous devez établir un bulletin de paie conforme (modèle simplifié, mentions obligatoires, convention collective), puis déclarer et payer les cotisations sociales. Les déclarations sont mensuelles via la DSN (déclaration sociale nominative), qui alimente les organismes sociaux (URSSAF, retraite, prévoyance, France Travail) et déclenche le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu du salarié, dont vous êtes le collecteur.
Prévoyez également : le suivi des congés payés (en principe 2,5 jours ouvrables acquis par mois de travail effectif), du temps de travail, des absences et des éventuels avantages en nature (véhicule, téléphone, titres-restaurant…).
Les aides à l'embauche : à vérifier au moment du recrutement
Il existe selon les périodes des aides à l'embauche (apprentissage, jeunes, seniors, emplois francs, aides régionales, allègements de cotisations). Leurs montants, conditions et dates de validité changent régulièrement, parfois en cours d'année. Avant de signer, vérifiez ce qui est applicable à votre situation sur les portails officiels (URSSAF, France Travail, portail des aides aux entreprises) ou auprès de votre cabinet. Ne budgétez jamais une aide avant d'en avoir confirmé l'éligibilité.
La checklist de l'embauche
- Définir le poste : missions, horaires, rémunération, lieu, télétravail éventuel.
- Chiffrer le coût total et vérifier la trésorerie sur 12 mois.
- Identifier la convention collective et les minima applicables.
- Choisir et rédiger le contrat de travail (avec période d'essai si pertinente).
- Mettre en place la mutuelle et, si la convention l'exige, la prévoyance.
- Adhérer à un service de santé au travail.
- Effectuer la DPAE avant la prise de poste.
- Ouvrir le registre unique du personnel.
- Remettre au salarié son contrat, les informations obligatoires et les documents sur la mutuelle.
- Paramétrer la paie et la DSN avant la première échéance.
- Prévoir l'accueil et l'intégration : équipement, formation initiale, entretien de suivi.
Certains seuils d'effectif (11 salariés, 50 salariés…) déclenchent de nouvelles obligations, comme la mise en place d'un comité social et économique (CSE). Même avec un premier salarié, il est utile de garder en tête votre trajectoire de recrutement.
Comment Abaque vous accompagne
Notre pôle social prend en charge l'essentiel de la mécanique administrative : établissement du contrat de travail et de ses avenants, DPAE, paramétrage de la paie avec la bonne convention collective, bulletins mensuels, DSN, attestations de fin de contrat, soldes de tout compte. Nous vous alertons à chaque évolution des barèmes et nous simulons le coût réel d'une embauche avant que vous ne vous engagiez. Contactez-nous pour préparer votre premier recrutement.
